Profiter des avantages de l’eFacture.

Utilisez l’eFacture et recevez la page de garde ainsi que les détails directement par Internet. Dans le format de données de votre choix et tout aussi régulièrement que pour les factures traditionnelles.

Nous pouvons aussi vous adresser votre eFacture sous forme cryptée et comprimée, si vous le souhaitez.

• Vous recevez les factures immédiatement, dès qu’elles sont établies.
• Vous pouvez transmettre les données de facturation rapidement et facilement au niveau interne.
• Vous pouvez enregistrer les factures directement dans votre système de facturation.
• Vous pouvez traiter les factures en toute facilité si vous demandez l'eFacture en format ASCII ou XML.
• Nous créons pour vos eFactures un compte FTP sûr et individuel.
• Contribution à la protection de l’environnement. Les factures électroniques au format PDF contribuent activement à la préservation des ressources naturelles, par une réduction de la consommation de papier et la suppression des émissions liées aux transports.

Faites votre choix parmi les formats de fichiers proposés.

Nous vous proposons l’eFacture dans les formats de fichiers suivants: PDF, XML, ASCII et combinaisons de tous ces formats. 

PDF.

• «Portable-Document-Format», en bref: le format PDF fonctionne indépendamment de la plate-forme. Vous pouvez lire et transmettre votre facture, conforme à l’original, indépendamment du programme d’affichage, du système d’exploitation et du matériel informatique.
• Les eFactures pour les prestations de transport sont aussi disponibles sous format PDF. La page de garde et les détails de la facture vous sont envoyés par des documents séparés.
• L’eFacture pour les taxes de stationnement des wagons est exclusivement disponible en format PDF. La page de garde et les détails de la facture sont dans ce cas réunis en un seul document.

XML.

• «Extensible Markup Language», en bref: XML peut être représenté et traité avec différents systèmes, sans besoin de programmation supplémentaire. Utilisez le format XML par exemple pour importer des eFactures dans Excel ou SAP.
• Actuellement, la variante XML est uniquement disponible en variante maximale contenant tous les détails concernant le client.
• L’eFacture pour les taxes de stationnement de wagons est exclusivement disponible en format PDF et non pas en XML.

ASCII.

• «American Standard Code for Information Interchange-Format», en bref: le format ASCII peut être importé facilement dans de nombreux systèmes pour y être ensuite traité.
• L’eFacture pour les taxes de stationnement de wagons est exclusivement disponible en format PDF et non pas en ASCII.

L’eFacture en format ASCII est disponible en trois versions:

• Version minimale. Vous recevez un enregistrement par prestation. Les prestations indiquées: expédition, avis de débit/crédit (ADC), prestations spéciales.  La variante minimale contient uniquement le total général des frais par prestation.
• Version minimale avec frais. Dans cette variante, le détail des frais est en plus indiqué pour chaque prestation.
• Version maximale. La variante maximale contient tous les détails de facturation pertinents pour le client. 

E-Mail.

• L’envoi de factures électroniques constitue une alternative rapide, sûre et efficace à l’envoi par la poste. 
• Vous recevrez à l’adresse que vous nous avez communiquée un e-mail avec un fichier PDF. 
• La facture électronique par e-mail n’est pas applicable pour les factures de maintenance, de douane et de taxes de stationnement. 

Combinaisons.

Vous pouvez demander l’eFacture dans les différents formats susmentionnés, mais aussi dans un format en combinant plusieurs.  Les combinaisons suivantes sont possibles: PDF avec XML et PDF avec ASCII ou E-Mail avec XML ainsi qu'ASCII. La combinaison d’ASCII et de XML ainsi que E-Mail avec PDF n’est pas possible. Sur la page des données test, vous trouverez des eFactures types en différents formats de fichiers à télécharger et à tester. Vous trouverez de plus amples informations sur l’eFacture dans le manuel client.

Crypter les données en toute sécurité, avec PGP.

Procédez comme suit:

1. Installer le logiciel de cryptage Pretty Good Privacy (PGP) que vous pouvez acheter iciOuverture du lien dans une nouvelle fenêtre..
2. Générer une paire de clés PGP.
3. Envoyez la clé publique PGP à ebusiness@sbbcargo.comOuverture du lien dans une nouvelle fenêtre..
4. Nous vous envoyons les données d’accès par e-mail.
   

Si vous modifiez votre adresse e-mail par la suite, veuillez générer une nouvelle clé PGP.

Vérifier quel format de données est le plus approprié pour vous.

Utilisez les données test XML et ASCII proposées ci-dessous pour essayer les formats de fichiers de l’eFacture.

Vous trouverez la description détaillée des formats de fichier dans le manuel client.

Questions fréquentes à propos de l’eFacture.

Le FTP ne fonctionne plus dans mon navigateur et je ne peux pas me connecter. Que dois-je faire?

Les navigateurs Internet les plus récents tels que Google Chrome et Microsoft Edge (basé sur Chrome) ne prennent malheureusement plus en charge le protocole FTP. Afin que vous puissiez toujours accéder à vos e-factures via le serveur FTP, vous devez télécharger et installer un client FTP gratuit (p. ex. FileZillaOuverture du lien dans une nouvelle fenêtre., WS_FTPOuverture du lien dans une nouvelle fenêtre., WinSCPOuverture du lien dans une nouvelle fenêtre.) que vous reliez ensuite à notre serveur FTP «ftp.sbb.ch». Les identifiants (nom d’utilisateur et mot de passe) ne changent pas.

L’installation se déroule la plupart du temps sans problème et ne doit être effectuée qu’une seule fois. Si votre système bloque le téléchargement, votre support informatique vous aidera certainement volontiers. Si vous ne pouvez pas installer de client FTP en raison de vos directives informatiques, nous pouvons toujours vous envoyer la facture en PDF par courriel. Veuillez noter que vous avez toujours besoin du serveur FTP pour les factures des taxes de stationnement des wagons. Pour cela, merci d’écrire à ebusiness@sbbcargo.comOuverture du lien dans une nouvelle fenêtre..

Comment suis-je informé lorsque de nouvelles données de facturation sont disponibles?

Nous vous envoyons un e-mail sitôt qu'il y a des nouvelles factures à disposition sur le serveur FTP.
En tout temps, vous pouvez vous connecter sur notre serveur FTP avec vos données d'accès, afin d’accéder à vos factures et le cas échéant de pouvoir les télécharger.

J'attends une information me signalant la mise à disposition de nouvelles données de facturation, mais je n’ai pas encore reçu d’e-mail.

Assurez-vous que l’adresse e-mail enregistrée est bien active. Si malgré tout, l’envoi ne fonctionne pas, contactez notre Service Clientèle.
En tout temps, vous pouvez vous connecter sur notre serveur FTP avec vos données d'accès, afin d’accéder à vos factures et le cas échéant de pouvoir les télécharger.

Vous m’avez annoncé de nouvelles données de facturation, mais celles-ci ne s’affichent pas sur le serveur FTP.

Peut-être est-ce le cache de votre navigateur ou de votre serveur Proxy qui empêche l’affichage correct de la page. Actualisez l’affichage en appuyant sur la touche F5. Autre possibilité: Il n’y a pas de nouvelles données de facturation et l’annonce a été faite par erreur.

Où puis-je trouver une description des champs de données exportés?

Vous trouverez cette description dans le manuel client.

Pourquoi ai-je besoin d’une clé PGP?

Vous pouvez crypter vos eFactures avec PGP afin qu’elles ne puissent pas être lues par des tiers. Votre prestataire informatique vous assistera volontiers pour l’installation du logiciel PGP.

Pourquoi les données sont-elles disponibles sous la forme d’un fichier texte?

Les fichiers texte sont faciles à importer et à traiter, indépendamment du système d‘exploitation et du logiciel.

Qu’est-ce qu’un format ASCII?

Vous trouverez l’explication et des exemples de fichiers ASCII sous «Données test».

Qu'est-ce qu'un séparateur?

Les séparateurs sont des caractères qui permettent de séparer les différents contenus de champs d’un enregistrement. Dans les eFactures au format ASCII, nous utilisons le signe «|» (Pipe).

Pourquoi l’eFacture contient-elle plus de données que la version papier?

L’eFacture a été adaptée en fonction des différents besoins des clients. Les valeurs supplémentaires ne sont pertinentes que pour le traitement électronique ultérieur.

Où puis-je trouver la description des différentes variantes de fichiers?

Vous trouverez les descriptions des variantes sous «Données test» ou dans le manuel client.

Pourquoi certains montants statistiques sont-ils précédés du signe «moins» dans l’eFacture alors qu’ils sont mentionnés comme «crédit»?

Pour CFF Cargo, les crédits pour le client sont une dépense, c’est pourquoi le montant est précédé d’un signe «moins».

Pourquoi un envoi de plusieurs wagons figure-t-il tantôt comme prix total, tantôt comme prix unitaire par wagon sur l’eFacture?

La façon dont le prix est indiqué dépend des dispositions de l’accord que nous avons conclu avec vous. Selon ce dernier, c'est le prix total ou le prix unitaire qui est indiqué.

Qu’en est-il des différences minimes/d’arrondi?

Ces différences ne sont pas indiquées séparément. CFF Cargo détermine les écarts comme suit: montant total de la facture, moins total des montants statistiques, plus montant de la TVA dans la monnaie comptable.

Pourquoi certains textes sont-ils parfois abrégés?

La longueur des champs est limitée, d’où les textes abrégés. En cas de doute, veuillez consulter le manuel client pour connaître la désignation complète du texte.

Qu’en est-il des envois annulés sans différence de montant?

Ces envois ne sont intégrés ni dans la facture papier, ni dans l'eFacture.

Comment se fait-il qu’aucun client final ne figure dans les fichiers?

Deux raisons possibles à cela: Si, dans le trafic intérieur, le client final et l'expéditeur/destinataire sont identiques, nous n’indiquons pas le client final. Dans le trafic international, le client final peut ne pas être indiqué parce qu’il n’est pas enregistré comme client chez nous ou parce qu’il ne nous a pas transmis le numéro de client.

Pourquoi, dans le trafic intérieur, l’eFacture ne fait pas la distinction entre envoi et réception?

Dans la variante minimale, nous ne proposons pas de distinction entre envoi et réception. Dans la variante maximale, nous faisons la distinction sur la base de l’affranchissement.

Que signifie «*» après un montant?

L’astérisque permet d’indiquer les montants soumis à TVA.

Que signifie «‘» après un montant?

Ce signe caractérise les montants qui ne sont jamais soumis à TVA.

Conditions requises pour utiliser l’eFacture.

• Vous désignez une personne qui gère le mot de passe dans votre entreprise. Veuillez noter que nous enverrons les informations exclusivement à l'adresse e-mail de cette personne.
• Les directives informatiques de votre entreprise permettent l’accès au serveur FTP de CFF Cargo.
• Sur demande, nous vous envoyons les données de facturation sous forme cryptée. Informations complémentaires sur les conditions requises sous «Cryptage des données».